28.06.2024

Оптимизируйте работу с отчетами: Эффективные подходы

В Оки-Токи много разных отчетов, и сейчас мы расскажем об инструментах, упрощающих работу с ними.

Оптимизируйте работу с отчетами: Эффективные подходы

Работа с отчётами – важный аспект любого бизнеса. Грамотно составленная отчетность помогает лучше понимать текущую ситуацию, находить слабые места компании и улучшать бизнес-процессы. В этой статье мы расскажем, как сделать процесс создания отчетов проще и эффективнее.

Как создать эффективную систему управления отчетами?

Для начала важно реализовать правильный доступ к статистике. В Оки-Токи это можно сделать двумя способами:

  • Применяя систему ролей и прав доступа, чтобы каждый получал только ту информацию, которая ему действительно нужна для выполнения задач. Больше о настройках ролей можно найти в блоге.
Доступ к отчетам OKI TOKI
Доступ к отчетам

 

  • Используя проекты. Если сотрудник не состоит в проекте, то просматривать данные он не сможет. Этот инструмент поможет поддерживать приватность, особенно если колл-центр предоставляет услуги нескольким заказчикам одновременно. Узнайте тонкости использования проектов для колл-центра в статье блога.

Система управления отчетами не будет эффективной, если процесс сбора данных не оптимизирован. В Оки-Токи есть более 36 различных отчетов, которые помогут получить всю необходимую информацию о работе колл-центра. Подобрать оптимальные отчеты для вашей компании поможет наша статья на блоге.

Чтобы видеть общую картину деятельности колл-центра, важно наблюдать за данными в реальном времени. В Оки-Токи онлайн — мониторинг реализован с помощью виджетов. Необходимые виджеты по очередям, автообзвонам, IVR и т.д. можно вынести на админпанель и быть в курсе любых изменений. 

Какой софт или программы рекомендуются для работы с отчетами?

Оки-Токи — это полноценный софт для формирования отчетности, который помогает собирать и анализировать данные. Он прост в использовании и позволяет оперативно получать нужную информацию.

Но иногда можно прибегнуть к дополнительным программам для обработки и анализа данных.

Для работы с таблицами можно использовать:

  • Microsoft Excel — инструмент для анализа данных, который позволяет, проводить расчеты и визуализировать данные с помощью графиков и диаграмм.
  • Google Sheets — облачное решение для работы с таблицами, которое обеспечивает удобный доступ с любого устройства и возможность совместной обработки документации в реальном времени.

В Оки-Токи реализована ручная выгрузка в таких форматах: HTML, Excel, Google Sheets, что позволит быстро экспортировать данные и провести анализ в удобных для вас приложениях. А также это удобный способ обмениваться данными с коллегами, обеспечивая удобство и эффективность совместной работы.

Экспорт данных в ОКИ-ТОКИ
Экспорт данных

 

Интеграция Оки-Токи с различными внешними системами через API открывает много возможностей для оптимизации бизнес-процессов. Это позволяет автоматически обмениваться данными между системами, с которыми работает компания. Интеграция с CRM, аналитическими платформами, системами управления проектами и другими инструментами способствует созданию единой экосистемы, где все данные синхронизированы и доступны в реальном времени.

В разделе Интеграции находится документация по АPI, где вы найдете все необходимые параметры настроек для передачи данных. 

Как оптимизировать работу с отчетами?

Оптимизация процесса работы с отчетами напрямую зависит от правильности подбора инструментов. Оки-Токи предоставляет много полезных функций, которые упростят их создание. 

Фильтры:

Каждый отчет Оки-Токи содержит основные и дополнительные фильтры. С их помощью можно сгруппировать информацию по работе колл-центра, конкретному бизнес-процессу или оператору. Выберите параметры для фильтрации и получите необходимые данные.

Отдельным инструментом в Оки-Токи реализован фильтр звонков. Его основная задача — скрыть не целевые звонки (тестовые, обучающие). Больше информации о его настройках и использовании в нашей статье блога

Шаблоны:

Автоматизация работы с отчетами помогает ускорить обработку информации и уменьшить количество ошибок. Если вы собираете одинаковую статистику по колл-центру, например количество входящих звонков за вчерашний день — можно использовать шаблоны. Это сэкономит время, которое уходит на выбор параметров и заполнение нужный полей.

 В Оки-Токи шаблоны разделены на три вида:

  • личный — этот шаблон может использовать только пользователь, который его создал;
  • общий — для создания таких шаблонов пользователю нужен специальный доступ. Для этого перейдите в раздел «Роли», выберите право «Управление общими шаблонами отчетов» и отметьте этот пункт галочкой;
  • глобальный — в этом разделе находятся дефолтные шаблоны. Они содержат ту информацию, которая важна для большинства пользователей, обеспечивая быстрый доступ к ключевым данным.

Чтобы создать свой уникальный шаблон, выберите опцию «Создать новый шаблон». Задайте название и установите необходимые фильтры. После этого можно сохранить эти настройки и использовать их в будущем для быстрого создания отчетов.

Шаблоны отчетов в ОКИ-ТОКИ
Шаблоны отчетов

 

Возможности экспорта:

В Оки-Токи можно выгрузить стенограммы и аудиофайлы на свой ПК или в облачное хранилище:

  • Экспорт стенограмм реализован в формате HTML. Используя двустороннюю стенограмму можно получить текстовый формат разговора клиента и оператора. В Оки-Токи запись оператора транскрибируется по умолчанию и так же доступна для скачивания.
Стенограмма в HTML
Стенограмма в HTML

 

Стенограмма в Оки-Токи мультиязычная, и отображается в текстовом виде на разных языках. Это удобно, если колл-центр работает с иностранными клиентами. В односторонней, она фиксирует только сторону оператора — текст будет сформирован в зависимости от языка браузера пользователя.

  • Привяжите облачный диск в разделе Интеграции/Внешние ресурсы для экспорта данных в хранилище. Выберите условия для загрузки аудиозаписей и автоматически получайте данные из Оки-Токи.
Экспорт аудио в Оки токи
Экспорт аудио

 

Загрузить аудиозаписи на ПК или на внешний диск можно из Журнала звонков. Для этого отберите звонки, установите способ скачивания по кнопке Экспорт и скачайте аудиофайлы.

Экспорт аудио в Журнале звонков
Экспорт аудио в Журнале звонков

 

Если нужно переслать отчет коллеге — скопируйте ссылку из адресной строки браузера и отправьте ее через любой доступный мессенджер или по электронной почте.

Оки-Токи способствует оптимизации создания отчетов. Простой и доступный функционал позволяет работать с данными быстрее и проще, минимизируя ошибки и обеспечивая  доступ к важной информации.

Что такое автоматизированные отчеты и как они помогают в работе?

Это отчеты, которые создаются автоматически по заданному расписанию или при выполнении определенных условий. Это упрощает работу, так как не требует постоянного вмешательства человека для их подготовки.

В Оки-Токи есть Рапорты и конструктор Datamixer. 

  • Рапорт — отчет со сводными данными по основным процессам колл-центра за выбранный период. Для удобного отбора нужной информации  мы разделили ее по таким секциям: Звонки, Автообзвоны, Пользователи, CRM, KPI, Чаты, Биллинг и т.д.

Каждая секция содержит разделы, которые можно использовать для детализации информации. Для создания перейдите в раздел Рапорты и выберите секции и разделы. Ваш отчет будет сформирован и отправлен на указанную электронную почту. Подробнее про Рапорты читайте в отдельной статье.

  • Datamixer — конструктор, объединяющей в себе данные из разных разделов Оки-Токи. Datamixer может объединять информацию, создавая уникальные отчеты по вашим запросам. 

Для формирования отчета, нужно перейти в раздел Ресурсы проектов/Datamixer. Выбрав необходимые параметры и поля из списка доступных, можно легко настроить инструмент под ваши нужды. Ссылка для скачивания сформированных данных придет на ваш на e-mail согласно выбранной периодичности.

NEW! В скором времени выйдет обновление этого инструмента. Datamixer изменится не только визуально, но и расширится его функционал. Два вида режима создания — базовый и продвинутый, новые поля отчетов, логирование изменений позволят создавать отчеты проще, а главное качественней.

Автоматизированные отчеты удобны для тех, кто хочет регулярно отслеживать производительность и эффективность без необходимости вручную собирать данные. Используя нужный временной период можно получать статистику работы колл-центра за последний час, день, неделю или месяц. 

Оки-Токи предоставляет все необходимые инструменты, чтобы оптимизировать процесс работы с отчетами. Различные виды отчетов, автоматизация сбора и обработки данных, удобные фильтры и шаблоны, а также интеграция с внешними системами позволяют ускорить подготовку отчетов и повысить их точность. Эти возможности значительно упрощают формирование статистики. Точные и правильные данные помогают в управлении и развитии вашего бизнеса.

Оцените новость:

Читайте так же

photo
Суббота Июнь 25, 2022 Скрипт разговора: права на особые действия в анкете

Некоторые проекты позволяют операторам особые, нелинейные действия с анкетой. Здесь описан наш блок особых прав на скрипт разговора.

Подробнее
photo
Понедельник Ноябрь 11, 2019 Дайджест новостей Оки-Токи за октябрь 2019

Новости Оки-Токи за октябрь 2019: Рефакторинг очередей и автообзвонов, папки аудиозаписей проектов, упрощенное подключение номера. Читайте подробнее в дайджесте!

Подробнее