Запуская колл-центр, сразу возникает вопрос: где хранить записи звонков операторов? В Оки-Токи у каждой компании есть базовые 10 Гб хранилища — это примерно 1400 часов разговоров, которые обязуемся хранить полгода. Но что делать, если звонков гораздо больше? Или если нужны старые записи? Тут есть два простых варианта: расширить хранилище внутри Оки-Токи или подключить внешнее.
Зачем нужно внешнее хранилище
Что выбрать: Оки-Токи или хранение “в облаке”
Как подключить Google Drive к Оки-Токи
Как подключить Dropbox
Как исправить ошибки подключения
Зачем нужно внешнее хранилище
Хранение записей разговоров в облаке — очень удобно. Доступ к записям есть везде, где есть интернет — с компьютера или телефона. И не нужно держать собственные серверы, чтобы защитить данные. Тут можно быть уверенным: ни один разговор не потеряется и вы всегда сможете найти нужную запись за пару кликов.
Для многих компаний это не просто удобство, а необходимость. В колл-центрах, службах поддержки, такси и других сферах часто по регламенту нужно хранить записи разговоров. Передача записей разговоров в облачное хранилище поможет эффективно управлять этими данными и не потерять ни одной важной беседы.
Что выбрать: Оки-Токи или хранение “в облаке”
Чтобы понять, что же лучше подойдет вашей компании, проведем сравнение внешнего и внутреннего хранилища.
Преимущества внешнего хранилища записей:
- Доступ: записи находятся вне Оки-Токи, а значит доступ к ним у Вас будет условно всегда;
- Гибкость: делитесь звонками выборочно — например, с партнёрами, не создавая для них профиль в Оки-Токи.
- Стоимость: облачное хранилище часто стоит дешевле, и есть дополнительные скидки при ежегодной оплате.
- Масштабируемость: вам не нужно беспокоиться хватит ли места — всегда можно увеличить объем хранилища, сменив тариф.
- Безопасность: записи защищены по высоким стандартам, исключая потерю и несанкционированный доступ.
Хранение записей в Оки-Токи также имеет свои плюсы:
- Внутреннее хранилище Оки-Токи, когда оно заполняется на 100%, заменяет новыми записями самые старые, отдавая приоритет актуальности. Google Drive такой приоритетности не имеет;
- Дополнительное внутреннее хранилище, как и базовое, позволяет прослушивать диалоги прямо из Журнала звонков. А записи, перемещённые в облако, доступны только вне интерфейса Оки-Токи;
- Записи в Журнале звонков можно находить по множеству параметров и при необходимости скачать. На внешнем диске можно искать по имени файла или его части;
В Оки-Токи можно самостоятельно собрать название файла, то есть указать данные: имя оператора, Очередь/Автообзвон, тип звонка, номер телефона и имя клиента. Файл записи звонка с таким названием будет скачиваться на компьютер и экспортироваться на внешний диск.
- В Журнале звонков Оки-Токи видно кто прослушивал, скачивал или делал экспорт в облако;
Так как по умолчанию Google Disk открыт только для одного пользователя, чтобы прослушать звонок другому человеку, нужно предоставить ему доступ. В Оки-Токи это регулируется Ролями и Проектами;
- Человек с доступом к внешнему хранилищу и с правом редактирования может случайно или умышленно удалить все звонки в два клика, без возможности восстановить их. В Оки-Токи записи будут храниться до тех пор, пока это необходимо;
- Увеличить объем дополнительного внутреннего хранилища в Оки-Токи можно в пару кликов через Управление услугами. Там отображается размер основного хранилища (10 ГБ), дополнительного, а также сколько % занято.
Какой вариант выбирать — решать только вам. Если вы выбрали подключить облачное хранилище, ниже в статье две инструкции с Настройкой Google Drive для записей звонков и Dropbox в Оки-Токи.
Как подключить Google Drive к Оки-Токи
В разделе Внешние ресурсы по кнопке “Подключить” выберите из списка Google Drive. Появится окно с выбором аккаунта Google.
Приложение запросит доступ, для предоставления нужно открыть дополнительные настройки и перейти по ссылке. Предоставьте права и нажмите “Продолжить”.
Откроется страница с настойками:
- Название папки — в неё будут сохраняться mp3-файлы при автоматическом экспорте, а также при скачивании через отчет “Журнал звонков”;
- Тип экспорта — включите ползунок, если нужен автоматический экспорт звонков на Google Drive и выберите один из трех вариантов:
- Backup: старые записи перемещаются на внешний диск при заполнении внутреннего хранилища;
- Mirror: аудио записывается на основном хранилище, затем копируется в облако;
- External only: аудиофайлы сохраняются только на внешнем диске.
Так как количество закачек в облако ограничено, записи будут появляться с небольшой задержкой.
После выбора папки и вариантов экспорта нажмите кнопку “Подключить” — и готово. Настройка Google Drive для записей звонков завершена, аудиофайлы будут сохраняться в облаке.
Экспорт записей разговоров на Google Drive можно сделать вручную. В “Журнале звонков” формируете отчет по нужным параметрам и нажимаете кнопку “Экспорт аудио на внешний диск”.
Как подключить Dropbox
Dropbox — еще один популярный сервис для хранения данных. Вы можете настроить автоматический экспорт звонков в Dropbox из Оки-Токи. Весь процесс настройки прост и займет всего несколько минут.
Подключение Dropbox к Оки-Токи:
В разделе Внешние ресурсы по кнопке “Подключить” выберите из списка Dropbox. Вас перенаправит на страницу входа в Dropbox. Можно войти через Google аккаунт, Apple, по электронной почте или зарегистрироваться, если аккаунта еще нет.
Затем в Оки-Токи заполните название для папки, куда будут сохраняться mp3 файлы и выберите вид экспорта — “Backup”, “Mirror” или “External only”. Настройка Dropbox для записей звонков завершена.
Экспорт записей разговоров в Dropbox можно сделать вручную через “Журнал звонков” в верхней правой панели.
Как исправить ошибки подключения
Иногда при подключении Google Drive или Dropbox к Оки-Токи могут возникнуть ошибки, но они всегда решаемы.
Вот несколько распространенных проблем и способы их решения:
Ошибка подключения Dropbox — что делать:
Если вы подключили Dropbox и возникла ошибка — для начала проверьте что правильно ввели данные (логин и пароль). Убедитесь, что ваш профиль не заблокирован и есть нужные разрешения для подключения.
Если всё введено верно — переподключите сервис в настройках Оки-Токи. Часто помогает простое удаление и повторное подключение.
Как исправить ошибку подключения Google Drive:
- Первый вариант — удалить интеграцию в Оки-Токи и заново подключить.
- Если не помогает — нужно переподключить, отменив все связи и заново предоставить доступ.
Для этого откройте настройки Google аккаунта — раздел «Сторонние приложения и сервисы» и отмените все связи с Оки-Токи. Теперь можно подключать диск.
- При проблемах с Google Drive также первым делом проверьте данные для авторизации. Иногда требуется обновить токен доступа, если он истек.
- Также проверьте настройки профиля и что у вас есть доступ к нужному диску и правам на запись данных.
Если ничего из перечисленного не помогло наладить связь внешнего диска с Оки-Токи — вы можете обратиться в техподдержку, и мы проверим, в чем может быть проблема. Надеемся, наши рекомендации помогут вам в выборе способа хранения записей звонков вашего колл-центра.
