Как подключить внешнее хранилище для записей разговоров (Google Drive и Dropbox)

Запуская колл-центр, сразу возникает вопрос: где хранить записи звонков операторов? В Oki-Toki у каждой компании есть базовые 10 Гб хранилища — это примерно 1400 часов разговоров, которые обязуемся хранить полгода. Но что делать, если звонков гораздо больше? Или если нужны старые записи? Тут есть два простых варианта: расширить хранилище внутри Oki-Toki или подключить внешнее.

• Зачем нужно внешнее хранилище

• Что выбрать: Oki-Toki или хранение “в облаке”

• Как подключить Google Drive к Oki-Toki

• Как подключить Dropbox

• Как исправить ошибки подключения

Зачем нужно внешнее хранилище

Хранение записей разговоров в облаке — очень удобно. Доступ к записям есть везде, где есть интернет — с компьютера или телефона. И не нужно держать собственные серверы, чтобы защитить данные. Тут можно быть уверенным: ни один разговор не потеряется и вы всегда сможете найти нужную запись за пару кликов.

Для многих компаний это не просто удобство, а необходимость. В колл-центрах, службах поддержки, такси и других сферах часто по регламенту нужно хранить записи разговоров. Передача записей разговоров в облачное хранилище поможет эффективно управлять этими данными и не потерять ни одной важной беседы.

Что выбрать: Oki-Toki или хранение “в облаке”

Чтобы понять, что же лучше подойдет вашей компании, проведем сравнение внешнего и внутреннего хранилища. 

Преимущества внешнего хранилища записей:

• Доступ: записи находятся вне Oki-Toki, а значит доступ к ним у Вас будет условно всегда;
• Гибкость: делитесь звонками выборочно — например, с партнёрами, не создавая для них профиль в Oki-Toki.
• Стоимость: облачное хранилище часто стоит дешевле, и есть дополнительные скидки при ежегодной оплате.
• Масштабируемость: вам не нужно беспокоиться хватит ли места — всегда можно увеличить объем хранилища, сменив тариф. 
• Безопасность: записи защищены по высоким стандартам, исключая потерю и несанкционированный доступ.

Хранение записей в Oki-Toki также имеет свои плюсы:

• Внутреннее хранилище Oki-Toki, когда оно заполняется на 100%, заменяет новыми записями самые старые, отдавая приоритет актуальности. Google Drive такой приоритетности не имеет;
• Дополнительное внутреннее хранилище, как и базовое, позволяет прослушивать диалоги прямо из Журнала звонков. А записи, перемещённые в облако, доступны только вне интерфейса Oki-Toki;

• Записи в Журнале звонков можно находить по множеству параметров и при необходимости скачать. На внешнем диске можно искать по имени файла или его части;

В Oki-Toki можно самостоятельно собрать название файла, то есть указать данные: имя оператора, Очередь/Автообзвон, тип звонка, номер телефона и имя клиента. Файл записи звонка с таким названием будет скачиваться на компьютер и экспортироваться на внешний диск.

• В Журнале звонков Oki-Toki видно кто прослушивал, скачивал или делал экспорт в облако;

Так как по умолчанию Google Disk открыт только для одного пользователя, чтобы прослушать звонок другому человеку, нужно предоставить ему доступ. В Oki-Toki это регулируется Ролями и Проектами; 

• Человек с доступом к внешнему хранилищу и с правом редактирования может случайно или умышленно удалить все звонки в два клика, без возможности восстановить их. В Oki-Toki записи будут храниться до тех пор, пока это необходимо;
• Увеличить объем дополнительного внутреннего хранилища в Oki-Toki можно в пару кликов через Управление услугами. Там отображается размер основного хранилища (10 ГБ), дополнительного, а также сколько % занято.

Какой вариант выбирать — решать только вам. Если вы выбрали подключить облачное хранилище, ниже в статье две инструкции с Настройкой Google Drive для записей звонков и Dropbox в Oki-Toki.

Как подключить Google Drive к Oki-Toki

В разделе Внешние ресурсы по кнопке “Подключить” выберите из списка Google Drive. Появится окно с выбором аккаунта Google.

 Приложение запросит доступ, для предоставления нужно открыть дополнительные настройки и перейти по ссылке. Предоставьте права и нажмите “Продолжить”. 

Откроется страница с настойками: 

• Название папки — в неё будут сохраняться mp3-файлы при автоматическом экспорте, а также при скачивании через отчет “Журнал звонков”;
• Тип экспорта — включите ползунок, если нужен автоматический экспорт звонков на Google Drive и выберите один из трех вариантов:
  • Backup: старые записи перемещаются на внешний диск при заполнении внутреннего хранилища;
  • Mirror: аудио записывается на основном хранилище, затем копируется в облако;
  • External only: аудиофайлы сохраняются только на внешнем диске. 

Так как количество закачек в облако ограничено, записи будут появляться с небольшой задержкой.

После выбора папки и вариантов экспорта нажмите кнопку “Подключить” — и готово. Настройка Google Drive для записей звонков завершена, аудиофайлы будут сохраняться в облаке.

Экспорт записей разговоров на Google Drive можно сделать вручную. В “Журнале звонков” формируете отчет по нужным параметрам и нажимаете кнопку “Экспорт аудио на внешний диск”.

Как подключить Dropbox

Dropbox — еще один популярный сервис для хранения данных. Вы можете настроить автоматический экспорт звонков в Dropbox из Oki-Toki. Весь процесс настройки прост и займет всего несколько минут.

Подключение Dropbox к Oki-Toki:

В разделе Внешние ресурсы по кнопке “Подключить” выберите из списка Dropbox. Вас перенаправит на страницу входа в Dropbox. Можно войти через Google аккаунт, Apple, по электронной почте или зарегистрироваться, если аккаунта еще нет. 

Затем в Oki-Toki заполните название для папки, куда будут сохраняться mp3 файлы и выберите вид экспорта — “Backup”, “Mirror” или “External only”. Настройка Dropbox для записей звонков завершена.

Экспорт записей разговоров в Dropbox можно сделать вручную через “Журнал звонков” в верхней правой панели.

Как исправить ошибки подключения

Иногда при подключении Google Drive или Dropbox к Oki-Toki могут возникнуть ошибки, но они всегда решаемы.

 Вот несколько распространенных проблем и способы их решения:

Ошибка подключения Dropbox — что делать:

Если вы подключили Dropbox и возникла ошибка — для начала проверьте что правильно ввели данные (логин и пароль). Убедитесь, что ваш профиль не заблокирован и есть нужные разрешения для подключения.

Если всё введено верно — переподключите сервис в настройках Oki-Toki. Часто помогает простое удаление и повторное подключение.

Как исправить ошибку подключения Google Drive:

• Первый вариант — удалить интеграцию в Oki-Toki и заново подключить. 
• Если не помогает — нужно переподключить, отменив все связи и заново предоставить доступ. 

Для этого откройте настройки Google аккаунта — раздел «Сторонние приложения и сервисы» и отмените все связи с Oki-Toki. Теперь можно подключать диск. 

• При проблемах с Google Drive также первым делом проверьте данные для авторизации. Иногда требуется обновить токен доступа, если он истек.

• Также проверьте настройки профиля и что у вас есть доступ к нужному диску и правам на запись данных.

Если ничего из перечисленного не помогло наладить связь внешнего диска с Oki-Toki — вы можете обратиться в техподдержку, и мы проверим, в чем может быть проблема. Надеемся, наши рекомендации помогут вам в выборе способа хранения записей звонков вашего колл-центра.