Если вы работаете в контакт-центре и управляете несколькими проектами одновременно, то знаете, что управление данными – это настоящая головная боль. Защита конфиденциальной информации клиентов становится крайне важной задачей. Разные проекты, разные клиенты, множество информации – как всё это организовать так, чтобы не запутаться и не потерять важные данные? Ответы на эти вопросы вы найдете в этой статье.
Что такое поля контакта
Поля контакта — это данные о клиентах, которые хранятся в CRM системе. Например: имя, фамилия, адрес, телефон, почта и другая информация, необходимая для оператора. С их помощью можно быстро найти нужные данные о клиенте, а также дополнить их новыми записями. Поля контакта могут быть настроены под конкретные потребности компании и различные бизнес-проекты.
Преимущества полей контактов в Оки-Токи
Основная цель использования полей контактов — организация и хранение информации о клиентах. В Оки-Токи можно легко ее систематизировать, делая доступной и удобной для работы операторов. А разделение по проектам повысит контроль доступа к данным.
Каждый проект имеет свои уникальные поля, что позволяет операторам видеть только нужную информацию и избегать путаницы. Благодаря такому подходу операторы видят только то, что относится к их текущему проекту. Также разделение полей по проектам повышает безопасность данных клиентов, обеспечивая надежную защиту и конфиденциальность.
Как создать поля контакта в Оки-Токи
Для создания эксклюзивных полей в Оки-Токи:
- Перейдите в меню CRM — раздел Поля контакта и нажмите “Создать”.
- Появится окно с настройками, где поле “Название” является обязательным, остальные — при необходимости.
- Выберите проекты, в которых оно будет использоваться. Если их еще нет, то вы можете это сделать позже.
Как создать проекты читайте в отдельной статье на блоге.
- Если активировать параметр «Уникальные значения», система будет контролировать уникальность контактов по содержимому этого поля, то есть каждый контакт будет иметь уникальные данные в этом поле.
- Скрытое поле не видно в анкете при звонке и доступно только тем, у кого есть право “Видеть маскированные поля”. Это значит, что такая информация доступна только определенным сотрудникам, что повышает безопасность и конфиденциальность данных. Скрытые поля помогают ограничить доступ к важной информации, обеспечивая дополнительную защиту.
Чтобы добавить дополнительную информацию по клиенту из импорта в CRM Оки-Токи, вам нужно привязать поля к анкете:
- Перейдите в настройках анкеты в раздел “Данные и поля”.
- Нажмите на кнопку «Добавить» и появится окно с привязкой поля.
- Для привязки полей контакта с полями импорта используйте фигурные скобки {{}}.
- Для константы (постоянного значения в поле контакта) пишите название без фигурных скобок.
Важно! Оки-Токи учитывает регистр букв.
Примеры:
- {{Имя}} = Имя, указанное в импорте
- Продажи = Постоянное значение «Продажи»
Чтобы оператор мог добавлять информацию по клиенту в анкету во время разговора, выполните следующие шаги:
- Перейдите в настройки анкеты, раздел «Редактирование ответа».
- Выберите «Интеграция CRM» и укажите поле контакта.
Ответ оператора или содержимое ответа (в случае текстового типа ответа) привяжется к указанному полю контакта.
Механизмы защиты данных клиента
Поля в Оки-Токи обеспечивают надежную защиту данных в колл-центре между различными проектами благодаря их изоляции. Каждое поле привязано к конкретному проекту и доступно только тем операторам, которые работают в нем. Эти меры безопасности в колл-центре исключают возможность случайного или несанкционированного доступа. Таким образом, информация из одного проекта никогда не пересекается с другим, что минимизирует риски утечек и нарушений безопасности.
В Оки-Токи защитить информацию и ограничить права можно с помощью ролей. В настройках нужно просто указать, к каким разделам сотрудник будет иметь доступ, а к каким нет. Также есть возможность ограничить управление и видимость полей контактов клиента.
Настройка ролей позволяет организовать доступ к информации в CRM. Например, можете сделать свою роль «Менеджер продаж» и сотрудник, которому назначена эта роль, будет видеть данные о клиенте и сделки, в то время как «Технической поддержке» доступны только обращения клиентов. Роли помогают обеспечить безопасность и эффективность работы в CRM, ограничивая доступ к конфиденциальной информации только тем пользователям, которым это необходимо.
Более подробную информацию о ролях вы можете найти в нашей статье.
