22.05.2024

Как создать шаблон для Email-рассылок в Контакт-Центре?

Шаблон email рассылки для скрипта продаж — инструмент для автоматизированной отправки писем из сценария разговора, по событию или про помощи API.

Как создать шаблон для Email-рассылок в Контакт-Центре?

Сегодня контакт-центры играют ключевую роль в общении компаний с их клиентами. Один из основных способов взаимодействия — это email-рассылка. Она помогает не только донести информацию о новостях и акциях, но и поддерживать высокий уровень лояльности.

Для контакт-центра важно иметь качественные шаблоны писем для рассылки. Это стандартизирует общение и улучшает взаимодействие с клиентами.

Особенно полезным будет шаблон для скрипта продаж, который можно автоматически отправлять на основании событий или через API. Такие письма могут быть отправлены, например, когда оператор выбирает ответ в анкете CRM

В этой статье мы описали зачем нужна email-рассылка писем в колл-центре, а также пошаговую настройку шаблонов в Oki-Toki.

Где применить данный инструмент?

Шаблоны email-рассылок полезны для контакт-центров, так как позволяют автоматизировать многие процессы улучшить обслуживание клиентов. Например:

  • Автоматизация продаж: После первого контакта с клиентом можно отправить письмо с благодарностью и дополнительной информацией о продукте или услуге.
  • Подтверждение заказа или заявки: Можно использовать автоматическую рассылку писем с информацией об оформлении заказа, чтобы уведомить клиента.
  • Напоминания и уведомления: Шаблоны могут использоваться для отправки напоминаний о сроках оплаты, доставке или обновлениях по статусу заказа.
  • Реклама: Автоматическая рассылка писем с информацией о текущих акциях, скидках или специальных предложениях. 

Рассылка электронных писем упрощает работу контакт-центров, позволяет эффективнее управлять коммуникациями и повышает качество обслуживания клиентов, обеспечивая своевременное информирование и быструю обратную связь.

В Oki-Toki шаблоны используются в разделе «CRM» при настройке ответов анкеты. В открывшемся меню выберите нужный шаблон письма и адресата (поле контакта, содержащее email получателя). Вы можете настроить отправку нескольких писем на один ответ.

Выбор шаблона письма в Оки-Токи
Выбор шаблона письма

Важно! Если указать несколько адресатов, каждому из них письмо будет отправлено отдельно, а не массовой рассылкой.

Выбор адресатов для отправки в Оки-токи
Выбор адресатов для отправки

Как настроить SMTP? 

В первую очередь, необходимо настроить подключение к SMTP-серверу для отправки email. Для этого вам понадобятся следующие данные:

  • SMTP-сервер: Это может быть сервер вашей компании, почтовый сервер хостинг-провайдера или сторонний SMTP-сервис, такой, как Gmail SMTP.
  • Учетные данные: Логин и пароль для доступа к SMTP-серверу.
  • Шифрование: Рекомендуется использовать защищенное соединение (TLS или SSL) для безопасной передачи данных.

После того как вы получили всю нужную информацию вы можете ее ввести в интеграцию Mail SMTP.

Настройка интеграции Mail SMTP в Оки-токи
Настройка интеграции Mail SMTP

Как сделать шаблон письма для рассылки?

Далее переходим к настройке и созданию шаблона емейл рассылки, это можно сделать в разделе Шаблоны оповещения:

  • Обязательно укажите название, способ отправки и тему письма;

Если необходимо прикрепить файлы, для этого нужно предварительно их загрузить нажав на кнопку Файлы в Oki-Toki и затем выбрать необходимый документ из списка.

Выбор файла в шаблоне оповещений Оки-токи
Выбор файла в шаблоне оповещений

Далее подготовьте текст письма, который будет отправлен получателю.

  • Воспользуйтесь смарт тегами* для автоматического добавления информации:
    • Текст вопроса №1— {{q1}}; 
    • Текст вопроса №1 и ответа №2 — {{q1a2}};
    • Содержимое текстовых полей — {{q1a2.t}}. 

Для удобного ввода переменных, используйте функционал смарт тегов, расположенный ниже. С помощью тегов можно одним кликом добавлять в шаблон информацию о результатах звонка (или другую информацию из системы) для формирования письма.

Пример шаблона письма в Oki-toki
Пример шаблона письма

*Смарт-теги — это специальные метки или переменные, используемые в шаблонах сообщений (например, email-рассылок или SMS), которые автоматически заполняются конкретными данными при отправке. Например, если в анкете клиента заполнены поля контакта, такие как: {{Имя}}, {{Адрес}}, {{Комментарий}}. Подробнее о них можно узнать в статье.

Отправка SMS-сообщений клиентам

Кроме email-рассылки писем, в Oki-Toki можно настроить отправку SMS-сообщений клиентам. С чего начать:

  • Напишите текст SMS: Продумайте краткий и информативный текст, который будет отправлен получателю. Учитывайте ограничения на количество символов в SMS (обычно до 160 символов).
  • Используйте смарт теги: Смарт теги позволяют автоматически добавлять персонализированную информацию в SMS, такие, как имя клиента, дата или результаты звонка.
  • Пример шаблона SMS:”Добрый день, {{Name}}! Ваш заказ номер {{order_number}} был отправлен и скоро прибудет к вам. С уважением, Oki-Toki.”
  • Автоматическая отправка: SMS-сообщения оператор может отправить вручную или можете настроить автоматическую отправку на основании определенных событий (например, завершение звонка или заполнение анкеты).

Чтобы начать использовать макет письма для рассылки SMS из CRM, нужно создать отдельные шаблоны для SMS. Укажите название и выберите в способе отправки SMS-поставщика. В строке «Шаблон» напишите текст, который будет отправляться клиенту, не более 160 символов. 

Пример SMS шаблона в Oki-toki
Пример SMS шаблона
  • Проверка и тестирование: Перед запуском рассылки протестируйте отправку на несколько номеров, чтобы убедиться в корректности отображения и содержимого сообщения.
  • Отправка из оперместа: Шаблоны для оператора колл-центра можно использовать не только для автоматических рассылок в анкете, но и при отправке SMS из операторского места.
Отправка SMS из операторского места ОКИ-ТОКИ
Отправка SMS из операторского места

Использование шаблонов SMS ускоряет процесс отправки сообщений и передачу информации по итогам звонка.

Email-рассылка является важным элементом автоматизации взаимодействия с клиентами. В Oki-Toki можно легко настроить и применить шаблоны для различных задач: от автоматизации продаж до отправки уведомлений и рекламных кампаний. Это упростит работу операторов и обеспечит быстрое и эффективное взаимодействие с клиентами.

Если вы первый раз у нас на сайте — посмотрите серию коротких видео о скриптах и анкетах Oki-Toki.

Оцените новость:

Читайте так же

photo
Вторник Май 30, 2023 Продающие слова и выражения для оператора колл-центра

Топ-10 продающих фраз для операторов контакт-центра, которые повысят конверсию звонков в продажи. Берите на заметку!

Подробнее
photo
Четверг Декабрь 15, 2022 Контроль звонков менеджеров: Настройка исходящих звонков клиентам

Настройка исходящих звонков: как установить расписание, отключить исходящую связь, создать ЧС и запретить оператору первым завершать звонок.

Подробнее