Инструкция по импорту контактов в CRM - Oki-Toki
17.06.2020

Инструкция по импорту контактов в CRM

Пошаговая инструкция, как загрузить контакты в CRM сервиса для внутренних и аутсорсинговых контакт-центров Оки-Токи.

Инструкция по импорту контактов в CRM

Создание нового импорта

Переходим к разделу «Ресурсы проектов», подразделу «Массовые операции». Нажимаем Создать и выбираем Импорт контактов CRM.

Заполнение настроек

  • Название — обычно оставляют нетронутым, но, например, можно указывать направленность или лояльность загружаемых контактов.
  • Описание — дополнительная информация об создаваемом импорте. Полезно при поиске конкретного импорта в дальнейшем.
  • Тип импорта:
    • Добавление – обычно используют этот вариант. Система создаст все загруженные в этом импорте контакты, которые будут соответствовать необходимым параметрам (например, пройдут проверку на дубликаты, содержать номер телефона и соответствовать правилам валидации)
    • Обновление – цель импорта – это обновить поля существующих контактов. (Для этой операции, у CRM не должно быть дубликатов)
    • Добавление + Обновление – новые будут добавлены, а существующие будут обновлены (гибрид первых двух типов импорта)
  • Правила валидации номеров – например [11] – означает, что пройдут проверку и будут добавлены только 12-значные номера телефонов.
  • Правила преобразования номеров – например, указав формулу «[11]/-7+8», у всех 11-значных номеров префикс (первая цифра) «7» заменится на «8» (в тех номерах, где первая цифра действительно «7» ). Формулы не имеют жестких ограничений и могут корректироваться под потребности клиента. Например, если вы добавляете 10-значный номер (без префикса), то добавить все номера префикс можно с помощью формулы «[10]/+7».
  • Автодозвон — укажите, если это нужно, автодозвон, который должен будет обзвонить загружаемые контакты.
  • Время начала автодозвона – время, на которое запланировано начало звонков для этого импорта.
  • Сценарий – бизнес-процесс, который Вы закрепляете за этими контактами в СRM.
  • Очередь – выберите очередь, к которой контакты привяжутся. Пользователи, которые не предназначены для этой очереди, не увидят эти контакты.

 

Выставление полей контакта

Теперь выберите из списка поля контакта с CRM в том же порядке, в каком они указаны в таблице загружаемой базы.

Импорт данных

Итак, мы указали все нужные поля, остается скопировать содержимое вашей таблицы с базой контактов и просто вставить в текстовое окно под полями контакта, а затем сохранить импорт, таким образом запустив процесс загрузки данных в CRM, готово!

Добавление новых полей

Если стандартных полей недостаточно, то перейдите в меню СРМ в раздел Поля контакта, выберите “Создать” и добавьте новое поле. После сохранения достаточно перезайти к созданию импорта и новое поле появится в списке.

Дубликаты

Проверка на дубликаты контактов в СРМ больше не требует уникальных сочетаний полей — теперь достаточно определить поле контакта которое будет считать уникальным, перейти в настройки и активировать проверку


При импорте у вас в подсказке будет отображено какое поле сейчас используется при проверке дубликатов (по умолчанию проверка дубликатов отключена). Больше не нужно указывать при каждом импорте уникальные поля, после активации проверка будет работать постоянно, а те контакты которые не пройдут проверку зафиксирует в результатах импорта.

Результаты импорта

Если мы сделали все верно, то результатом будет сделана операция и все контакты загружаются удачно. Но у каких контактов были дубликаты номеров, или в случае проверки на дубликаты, или если уже есть контакты не имел номер телефона – все это может привести к тому, что некоторые контакты обнаруживают у вас.

Результати

Если Вы обнаружили, что в таблице результатов импорта в строке Неудача есть контакты, то кликнув на состояние Неудач (выделено гиперссылкой) выгрузится список неудачных контактов. Чтобы узнать подробнее, нажмите справа от таблицы на кнопку «Действия» — «Результат». В первом столбце Вы можете увидеть одно из этих объяснений неудачной загрузки:

  • not_unique => не уникален: такой номер находится в автодозвоне или уже существует контакт с таким номером (если активна проверка на дубликаты)
  • wrong_format => неправильный формат: статус может появиться, если, например, в поле номера телефона указано текстовое значение, которое не может быть номером абонента)
  • no_phones_column => поле без телефонов: в столбце для номера телефона отсутствует номер
  • no_fields => нет полей: сделали импорт, не указав поля (или указав недостаточно полей)

Спасибо за внимание!

Сергей Астапенков

Оцените новость:

Читайте так же

photo
Суббота Июнь 25, 2022 Сценарии разговора: права на особые действия в анкете

Некоторые проекты позволяют операторам особые, нелинейные действия с анкетой. Здесь описан наш блок особых прав на управление сценарием.

Подробнее
photo
Пятница Январь 15, 2021 Статья: 4 интеграции Оки-Токи с Google

Четыре интеграции сервиса для внутренних и аутсорсинговых контакт-центров Оки-Токи с Google Drive, Google Sheet и Google аутентификацией.

Подробнее

Оставьте заявку и получите подробную консультацию от специалиста.

    Соглашение на обработку персональных данных