Личный кабинет
Личный кабинет

Инструкция по импорту контактов в CRM

Пошаговая инструкция, как загрузить контакты в CRM Оки-Токи.
17.06.2020

Создание нового импорта

Переходим в раздел "Ресурсы проектов", подраздел "Массовые операции". Нажимаем "Создать" и выбираем "Импорт контактов CRM".

Заполнение настроек

  • Название - обычно оставляют нетронутым, но, к примеру, можно указывать направленность или лояльность загружаемых контактов.
  • Описание - дополнительная информация о создаваемом импорте. Будет полезно при поиске конкретного импорта в дальнейшем.
  • Тип импорта:
    • Добавление - обычно используют этот вариант. Система создаст все загруженные в этом импорте контакты, которые будут соответствовать требуемым параметрам (например, пройдут проверку на дубликаты, будут содержать номер телефона и будут соответствовать правилам валидации)
    • Обновление - цель импорта - это обновить поля уже существующих контактов. (Для этой операции, в CRM не должно быть дубликатов)
    • Добавление + Обновление - новые будут добавлены, а существующие будут обновлены (гибрид первых двух типов импорта)
  • Правила валидации номеров - например [11] - значит, что пройдут проверку и добавятся только 12-значные номера телефонов.
  • Правила преобразования номеров - например, указав формулу "[11]/-7+8", у всех 11-значных номеров префикс (первая цифра) "7" заменится на "8" (в тех номерах, где первая цифра действительно "7"). Формулы не имеют жестких ограничений и могут корректироваться под нужды клиента. К примеру, если Вы добавляете 10-значные номера (без префикса), то добавить всем номерам префикс можно при помощи формулы "[10]/+7".
  • Автодозвон - укажите, если это нужно, автодозвон, который должен будет обзвонить загружаемые контакты.
  • Время начала автодозвона - время, на которое запланировать начало звонков для этого импорта.
  • Сценарий - бизнес процесс, который Вы закрепляете за этими контактами в СRM.
  • Очередь - выберите очередь, к которой привяжутся контакты. Пользователи, не назначенные на эту очередь, не увидят эти контакты.

Выставление полей контакта

Теперь выберите из списка поля контакта из CRM в том же порядке, в котором они указаны в таблице загружаемой базы.

Импорт данных

Итак, мы указали все нужные поля, остается скопировать содержимое Вашей таблицы с базой контактов и просто вставить в текстовое окно под полями контакта, а затем сохранить импорт, таким образов запустив процесс загрузки данных в CRM, готово!

Добавление новых полей

Если стандартных полей недостаточно, то перейдите в CRM, в разделе "Настройки" можно добавить новое поле с любым названием (см.скриншот). После сохранения, будет достаточно заново перейти к созданию импорта и это поле появится в списке.

Дубликаты

Чтобы активировать проверку на дубликаты в CRM, нужно выполнить два шага:

1. В разделе CRM "Настройки", во вкладке "Дубликаты" добавьте новое уникальное поле, нажав на "+" (обычно в качестве поля для номера контакта используют поле МТ).

2. Выбрав поле, наведите на значение возле него (на первом скриншоте это значение "Телефон") и выберите, какой тип значения это будет. Для номеров это "Телефон", но можно поддерживать уникальность и по другим типам значений.
Теперь остается лишь при каждом импорте указывать уникальное поле, по которому мы будем проверять базу на уникальность. По умолчанию оно отображается серым цветом, но при активации нажатием, цвет меняется на синий. И если после нажатия нет никаких красных предупредительных сообщений, значит в CRM только уникальные контакты и можно приступать к импорту.

Результаты импорта

Если мы сделали все верно, то итоговым результатом будет созданная операция и все контакты загрузятся успешно. Но если у каких-то контактов были дубликаты номеров, или в случае проверки на дубликаты выявились уже существующие контакты, или если у контакта не было номеров телефона - всё это может привести к тому, что некоторые контакты попадут в неудачу.
Если Вы обнаружили, что в таблице результатов импорта, в строке "Неудача" есть контакты, то кликнув на состояние "Неудач" (выделено гиперссылкой) выгрузится список неудачных контактов. Для того чтобы узнать подробнее, нажмите справа от таблицы на кнопку "Действия" - "Результат". В первом столбце Вы можете увидеть одно из этих пояснений неудачной загрузки:

  • "not_unique" => "не уникальный": такой номер есть в автодозвоне или уже существует контакт с таким номером (в случае, если активна проверка на дубликаты)

  • "wrong_format" => "неверный формат": статус может появиться, если, к примеру, в поле для номера телефона указано текстовое значение, которое не может являться номером абонента)

  • "no_phones_column" => "поле без телефонов": в столбце для номера телефона отсутствует номер

  • "no_fields" => "нет полей": совершили импорт, не указав поля (или указав недостаточно полей)
Спасибо за внимание!

Сергей Астапенков